Kun klikkaat DOCman hallinnassa kuvakkeesta Ryhmät, saat esiin seuraavanlaisen näkymän. Huomaa, että kuvassa on jo kaksi ryhmää muodostettu sekä malliryhmä, jos DOCman mallidata on asennettu.

Yksinkertaisesti. DOCmanissa on mahdollista muodostaa ryhmiä, joihin voi liittää sivuston rekisteröityneitä käyttäjiä. Näin on mahdollista tietty dokumentti osoittaa vain ko. ryhmään kuuluville käyttäjille. Tämä on erittäin käyttökelpoinen tapa, kun tietty dokumentti halutaan näyttää vain tietylle joukolle. Esimerkkinä voisi olla seuran tai yhdistyksen hallitus, jolle voidaan määrittää kaikki kokouspöytäkirjat.

Kun siis olet Ryhmät-etusivulla, klikkaa kuvakkeesta Lisää niin pääset muodostamaan uuden ryhmän. Näet seuraavan näkymän.

Sinun pitää

• antaa ryhmälle sopiva nimi
• antaa ryhmälle kuvaus, jos katsot sen tarpeelliseksi
• valita ryhmän jäsenet

Näet listan niistä käyttäjistä, jotka ovat saatavilla. Kun klikkaat info-täpästä saat tietoa, miten valita käyttäjä. Eli klikkaa haluamasi käyttäjä aktiiviseksi ja lisää se ryhmään klikkaamalla oikealle näyttävää nuolta (ylempi nuoli). Tai vaihtoehtoisesti voit tuplaklikata käyttäjää niin hän siirtyy automaattisesti ryhmän jäseneksi.

Samalla tavalla voit myös poistaa jäsenen ryhmästä eli tässä tapauksessa valitset käyttäjän Ryhmän jäsenet -laatikosta ja käytät vasemmalle osoittavaa nuolta.

Käytännössä tämä ei voisi yksinkertaisempaa olla. Huomaa, että ylläpitäjät näkevät aina kaikki dokumentit vaikka eivät kuuluisikaan mihinkään ryhmään.

Toinen huom! Saatavilla olevat käyttäjät -laatikossa näkyvät myös ne käyttäjät, joiden pääsy sivustolle on estetty. Tällöin heidän nimen perässään on maininta - [pääsy estetty].

Kun olet luonut ryhmän, tallenna se.

Ryhmät-hallinnassa voit myös muokata ryhmää tai poistaa ryhmän.

Extra!
Jotta Ryhmät tulisi vähän paremmin tutuksi niin katsomme tässä kohtaa nopeasti miten dokumentti määritetään tietylle ryhmälle.

Kun teet dokumenttia tietystä tiedostosta ja sinulla on näkyvissä Lisää dokumentti -sivu. Alhaalla on välilehdet, joista toinen on Oikeudet.

Kun klikkaat Käyttäjät-rivin alasvetolaatikkoa saat näkyviin käyttäjälistauksen, josta voit valita haluamasi ryhmän.

Niin kuin huomaat, kuvassa näkyy ne ryhmät, jotka näkyivät tämän artikkelin alussa olevassa ensimmäisessä kuvassa.

Nyt kun valitset tietyn ryhmän, niin ko. dokumentin näkevät vain ja ainoastaan ne käyttäjät, jotka kuuluvat ko. ryhmään. Muut käyttäjät eivät tiedä (näe), että ko. dokumentti on edes olemassa.